Деятельность

В архивном отделе администрации городского округа муниципального образования «город Саянск», 22 апреля 2019 года, открыта историко-документальная выставка Личного архивного фонда Бабушкина Бориса Владимировича (1916-2007 гг.) Почетного гражданина города Саянска, ветерана Великой Отечественной войны, первостроителя города Саянска, первого председателя Саянского поселкового Совета, первого председателя городского Совета ветеранов.

Экспозиция личных архивных документов приурочена к Дню рождения города и дню рождения Бориса Владимировича, которому 20 апреля исполнилось бы 103 года.

Первыми посетителями выставки стали активисты городского Совета ветеранов во главе с председателем Огневой Татьяной Михайловной, первостроители города Кадникова Анна Алексеевна и Манюкова Валентина Николаевна, депутат городской Думы Осипова Кира Георгиевна.

Архивный отдел осуществляет функции по оказанию муниципальных услуг в сфере архивного дела на территории муниципального образования «город Саянск». Основными направлениями деятельности отдела является организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов.

Краткая история архива

Архивное дело в городе Саянске получило развитие с 18 февраля 1991 года, когда в штатное расписание аппарата Управления Исполнительного комитета Саянского городского Совета народных депутатов была введена должность заведующей городским архивом.

В октябре 1991 года, для городского архива, временно, выделена однокомнатная квартира в жилом доме № 28 микрорайона «Юбилейный», с используемой площадью 25,8 кв.м.

С этого момента началось комплектование архива документами органов государственной власти, градообразующего предприятия, организаций и учреждений медицины, образования, культуры города Саянска. Первыми фондами вновь образованного городского архива стали фонды Исполнительного комитета Саянского поселкового Совета народных депутатов и Зиминского химического завода, переданные из Зиминского архива.

Решением Малого Совета Саянского городского Совета народных депутатов от 21.04.1993 года № 76 городской архив переименован в архивный отдел Администрации города Саянска.

В мае 1996 года архивному отделу передана часть помещения книжного магазина «Былина» общей площадью 151 кв.м.

В августе 2004 года архивный отдел переехал в здание Администрации города Саянска, а 13 января 2009 года переехал в здание бывшего детского учреждения (микрорайон «Строителей», дом 24).

Общая площадь помещения архива 302.16 кв.м., в том числе:

Рабочие кабинеты (2)– 24.3;

Читальный зал – 10.92

Архивохранилища (4) – 226.35.

Информация о проведённых мероприятиях по празднованию 100-летия Государственной архивной службы России.

План проведения юбилейных мероприятий «О праздновании 100-летия государственной архивной службы России» утвержден распоряжением администрации городского округа от 31.10.2017 №110-37-275-17. Во исполнение плана архивным отделом подготовлены:

- для редакции газеты «Саянские зори» статья «Из истории архивного дела России (опубликована в газете от 1 февраля 2018 года №4);

- историко-документальная выставка по архивным документам и фотодокументам «Создание города Саянска Иркутской области». Для юных краеведов Саянского городского клуба проведена экскурсия по архиву и ознакомление с данной выставкой (руководитель Жабинский М.В.). В дальнейшем с выставкой знакомились посетители архивного отдела;

- видеопрезентация «О деятельности архивного отдела».

Отчет о работе архивного отдела администрации городского округа муниципального образования «город Саянск» за 2018 год

Введение или общие положения

С 01 мая 2018 года архивный отдел выведен из Управления делами администрации городского округа муниципального образования «город Саянск».

Архивный отдел администрации городского округа муниципального образования «город Саянск» (далее – архивный отдел) организует свою деятельность в соответствии с Положением об архивном отделе, утверждённым постановлением администрации городского округа муниципального образования «город Саянск» от 26.04.2018 № 110-37-392-18.

Организация правового, организационного и информационного обеспечения

В своей работе архивный отдел руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 18.07.2008 № 47-оз «О наделении органов местного самоуправления областными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Иркутской области», Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

23 мая 2018 года заведующая архивным отделом приняла участие в торжественном заседании Совета по архивному делу при архивном агентстве Иркутской области, посвященному 100-летию государственной архивной службы России в Правительстве Иркутской области.

Средства в размере 103 979,93 перераспределены в течение 2018 года по смете использования субвенций из областного бюджета на осуществление областных государственных полномочий для оплаты работ по установке автоматической системы пожаротушения в архивохранилище № 4. Площадь архивохранилища составляет 56.4 кв.м.; по паспорту на 01.01.2019 хранится всего 8359 единиц хранения.

Информация о проведённых мероприятиях по празднованию 100-летия Государственной архивной службы России

План проведения юбилейных мероприятий «О праздновании 100-летия государственной архивной службы России» утвержден распоряжением администрации городского округа от 31.10.2017 № 110-37-275-17. Во исполнение плана архивным отделом подготовлены:

- для редакции газеты «Саянские зори» статья «Из истории архивного дела России» (от 1 февраля 2018 года № 4(3969, лист 12);

– историко-документальная выставка по архивным документам и фотодокументам «Создание города Саянска Иркутской области» (для юных краеведов Саянского городского клуба проведена экскурсия по архиву и ознакомление с выставкой (руководитель Жабинский М.В.), ученики 6-8 классов, 20 человек, 2 преподавателя); в дальнейшем с выставкой знакомились посетители архивного отдела -

– видеофильм «О деятельности архивного отдела Управления делами».

Организация обеспечения сохранности и учёта документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве

Перспективный план проведения проверок наличия и состояния архивных документов в архивном отделе составлен 10.12.2017 с учетом проверок только документов по личному составу. Сплошная плановая проверка наличия управленческой документации проведена в ноябре 2011 года.

Осуществлен контроль за обеспечением сохранности документов в Саянской территориальной избирательной комиссии – в результате упорядочения документов, составлены описи на дела постоянного хранения прошедших выборов депутатов Думы городского округа муниципального образования «город Саянск» от 10 сентября 2017.

В архивохранилищах для профилактики ежеквартально проводится обработка санэпидстанцией средствами от мышей и тараканов; ежемесячно сотрудниками архивного отдела – санитарная обработка документов, архивных коробов и стеллажей.

Организация комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве

Годовой план работы архивного отдела на 2018 год утвержден распоряжением администрации городского округа от 08.11.2017 № 110-46-286-17.

Работа с организациями – источниками комплектования архива велась по графику (утвержденному администрацией городского округа от 08.11.2017 № 110-46-287-17).

Утверждены и согласованы экспертно-проверочной комиссией архивного агентства области описи на документы постоянного хранения, документы научно-технической документации и по личному составу по 2015 год включительно (16 организаций – источников комплектования архива):

• управленческой документации – 711
• документы НТД – 20
• дел по личному составу от действующих организаций – 814
• фотодокументов – 0.

Архивным отделом согласованы 4 дела по личному составу за 2005-2017 годы организации, не являющейся источником комплектования архива (ООО «Парнас» фонд Л-1 Архивная коллекция документов ликвидированных предприятий с негосударственными формами собственности).

Принято на государственное хранение:

• управленческой документации – 751 ед.хр.;
• фотодокументов – 0 ед.хр.;
• по личному составу – 4 ед.хр. (ООО «Парнас»).

К описям документов постоянного хранения и по личному составу организаций – источников комплектования составлено 17 предисловий, 2 дополнения к исторической справке.

Документов по личному составу в необработанном виде в архиве нет.

Фактов утраты документов постоянного хранения и документов по личному составу в организациях – источниках комплектования нет.

В семнадцати организациях-источниках комплектования проведена паспортизация ведомственных архивов по состоянию на 01.12.2018; подготовлены уведомления о графике работы с архивом по согласованию номенклатур дел на 2019 год и по представлению описей и передаче дел в архив в 2019 году (уведомления согласованы подписью руководителя организации).

В архивный справочник (в электронном формате) внесены изменения о приеме документов от ликвидированной организации (ООО «Парнас»).

Архивная страница официального сайта муниципального образования «город Саянск» – ежеквартально пополняется архивной информацией о новых поступлениях документов по личному составу в архивный отдел. В методическом уголке архивного отдела вносятся изменения регулярно.

Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве

Продолжена работа по исполнению социально-правовых и тематических запросов граждан, органов государственной власти и местного самоуправления в установленные законодательством сроки, в соответствии с требованиями Методических рекомендаций по исполнению запросов социально – правового характера (Росархив. ВНИИДАД. 2011 год).

По документам архивного отдела исполнено:

- запросы социально-правового характера всего 2542 (2308 – с положительным результатом). Выдано заявителям 2386 архивных справок, 505 – архивных копий. Просмотрено 5380 единиц хранения, использовано в работе – 3328.

В рамках проведения проверки документов по запросам УПФ в Иркутской области в архивный отдел поступило 1443 запроса социально-правового характера. Все поступившие запросы исполнены, ответы направлены в соответствующие УПФ;

- тематические запросы – 63 (все с положительным результатом), выдано 55 архивных копий, просмотрена 71 единица хранения, использовано в работе – 52.

Все запросы исполнены в установленные законодательством сроки.

За 2018 год запросы от российских и иностранных граждан, также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, из-за рубежа не поступали.

В базу данных «Архивный фонд» (версия 5.0.3) введено:

- 2 фонда (новые) – Р-28, Р-29;

- 3 описи (новые) – Р-28, Р-29, Л-14 опись 7-л;

- 7289 единиц хранения;

- 12 исторических справок и дополнений к ним, 11 предисловий к описям и 9 титульных листов.

В 2018 году проведена работа по учету ведения электронных описей в архивном отделе. На 01.01.2019 в архивном отделе всего имеются электронные описи с количеством записей (заголовков дел) – 7223, 28.18 Мб (в том числе на управленческую документацию – 2490 записей, 12.3 Мб; на документы по личному составу – 4733 записей, 15.88 Мб).

Дополнены тематические базы данных управленческой документацией:

- приказы комитета по управлению имуществом за 2012-2013 годы, 312 записей, 0.15 Мб, 4 дела;

- решения Думы городского округа муниципального образования «город Саянск» за 2011-2013 годы; 307 записей, 0.38 Мб, 18 дел.

За 2018 год был предоставлен Устав муниципального образования «город Саянск» за 2005 год для регистрации изменений в Управление министерства юстиции по Иркутской области (1 раз, во временное пользование); возвращен в архив в установленные сроки.

В архиве межведомственное электронное взаимодействие с Пенсионным фондом в г.Саянске, г.Зиме и Зиминском районе осуществляется с помощью ViPNet «Деловая почта» (в 2018 году ViPNet версия обновлена).

Взаимодействие с Саянским отделением ГАУ «Многофункциональный центр Иркутской области» по вопросу предоставления муниципальных услуг архивным отделом (согласно административному регламенту) через Почту Россия. От Саянского отделения ГАУ «МФЦ» в 2018 году запросы социально-правового характера не поступали.

В читальном зале архивного отдела в отчетном году пользователи не работали.